Proses mencari pekerjaan seringkali dimulai dengan mengirimkan CV melalui email kepada perusahaan yang diinginkan. Namun, tidak semua orang mengetahui cara yang tepat dalam mengirim CV lewat email. Artikel ini akan menjelaskan langkah-langkah penting dalam mengirim CV melalui email dengan format yang benar agar dapat meningkatkan peluang Anda untuk diterima kerja.
1. Gunakan Subject Email yang Jelas dan Menarik
Subject email adalah baris pertama yang dilihat oleh penerima email. Pastikan untuk menggunakan subject email yang jelas dan menarik agar CV Anda tidak terlewatkan. Sebaiknya, gunakan subject email seperti “Lamaran Pekerjaan – [Nama Posisi] – [Nama Anda]” agar penerima email langsung mengetahui tujuan email Anda.
2. Perhatikan Format Penamaan File CV Anda
Ketika mengirim CV melalui email, pastikan Anda memberikan nama file yang sesuai dan profesional. Sebaiknya, gunakan format “CV – [Nama Lengkap] – [Posisi yang Dilamar]” agar penerima email dapat dengan mudah mengidentifikasi CV Anda.
3. Perkenalkan Diri Anda dengan Singkat dan Jelas
Dalam email, sertakan paragraf pendek yang menjelaskan siapa Anda, latar belakang pendidikan, dan pengalaman kerja terkait. Pastikan untuk menekankan keahlian dan kualifikasi yang relevan dengan posisi yang dilamar.
4. Lampirkan CV dalam Format PDF
Untuk memastikan CV Anda terlihat profesional dan dapat dibuka di berbagai perangkat, lampirkan CV dalam format PDF. Hindari mengirim CV dalam format Word atau PowerPoint yang dapat mengubah format dan tampilan CV Anda di perangkat penerima.
5. Sertakan Cover Letter yang Menarik
Selain CV, sertakan juga cover letter yang menarik dan relevan. Cover letter dapat memberikan informasi tambahan tentang diri Anda, motivasi untuk melamar pekerjaan, dan alasan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut.
6. Periksa Kembali Gramatikal dan Tanda Baca
Sebelum mengirim CV melalui email, pastikan untuk memeriksa kembali tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Kesalahan gramatikal dan tanda baca yang terlihat sembarangan dapat memberikan kesan negatif pada penerima email.
7. Gunakan Ejaan yang Konsisten dengan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Pastikan penggunaan ejaan dan tata bahasa Anda konsisten dengan aturan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau istilah asing yang tidak dikenal oleh kebanyakan orang.
8. Cek Kembali Semua Informasi yang Diberikan
Sebelum mengirim CV lewat email, pastikan untuk memeriksa kembali semua informasi yang Anda berikan. Pastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan informasi yang dapat mengurangi kesempatan Anda untuk diterima kerja.
9. Sertakan Kontak yang Mudah Dihubungi
Pastikan untuk menyertakan kontak yang mudah dihubungi, seperti nomor telepon dan alamat email yang aktif. Hal ini akan memudahkan pihak perusahaan untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan lebih lanjut atau panggilan wawancara.
10. Jaga Kesopanan dalam Bahasa dan Tutur Kata
Perhatikan kesopanan dalam bahasa dan tutur kata yang digunakan dalam email. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional, hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas yang dapat merusak citra diri Anda.
11. Jangan Mengirim CV ke Banyak Perusahaan dalam Satu Email
Meskipun mencari pekerjaan membutuhkan usaha dan waktu, hindari mengirim CV ke banyak perusahaan dalam satu email. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan persyaratan yang berbeda, sehingga sebaiknya kirimkan CV secara terpisah untuk setiap perusahaan yang Anda lamar.
12. Selalu Sertakan Salam dan Tanda Tangan
Sebelum mengakhiri email, jangan lupa untuk menyertakan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih” diikuti dengan tanda tangan Anda yang lengkap, termasuk nama dan kontak yang mudah dihubungi.
13. Kirim CV pada Waktu yang Tepat
Pilih waktu yang tepat untuk mengirim CV lewat email, seperti hari kerja pada jam kerja. Hindari mengirim CV pada akhir pekan atau hari libur yang dapat membuat email Anda terlewatkan atau tidak segera ditindaklanjuti.
14. Jangan Mengirim CV Tanpa Izin
Sebelum mengirim CV lewat email, pastikan Anda telah mendapatkan izin dari perusahaan atau pihak yang bersangkutan. Jangan mengirim CV secara sembarangan tanpa adanya permintaan atau pengumuman lowongan pekerjaan.
15. Gunakan Bahasa yang Mudah Dimengerti
Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan sederhana dalam mengirim CV lewat email. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau terlalu teknis yang dapat membuat penerima email kesulitan memahami isi CV Anda.
16. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Gunakan kalimat yang singkat dan padat dalam email Anda. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit yang dapat membuat penerima email kehilangan fokus atau keberatan membaca email Anda.
17. Sertakan Referensi atau Rekomendasi Jika Ada
Jika Anda memiliki referensi atau rekomendasi yang dapat memperkuat CV Anda, sertakan dalam email. Referensi atau rekomendasi dari orang yang dikenal oleh perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan penerima email terhadap kualifikasi dan kemampuan Anda.
18. Jelaskan Alasan Anda Melamar Pekerjaan
Jelaskan dengan jelas alasan Anda melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. Sampaikan motivasi dan minat Anda terhadap posisi yang dilamar serta bagaimana Anda dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.
19. Jangan Terlalu Banyak Menyertakan Lampiran
Hindari menyertakan terlalu banyak lampiran dalam email Anda. Fokuskan pada CV dan cover letter yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Terlalu banyak lampiran dapat membuat penerima email kesulitan membuka dan membaca semua informasi yang Anda sertakan.
20. Mengirim CV Lebih Baik Daripada Mengisi Formulir Online
Jika diberikan pilihan antara mengirim CV lewat email atau mengisi formulir online, lebih baik mengirim CV lewat email. Mengirim CV melalui email memberikan kesempatan bagi Anda untuk menonjolkan diri dan memberikan informasi yang lebih lengkap daripada formulir online yang terkadang terbatas.
21. Gunakan Bahasa yang Resmi dan Baku
Gunakan bahasa yang resmi dan baku dalam mengirim CV lewat email. Hindari penggunaan bahasa gaul atau kata-kata slang yang tidak sesuai dengan konteks pekerjaan yang Anda lamar.
22. Tampilkan Keahlian yang Relevan pada Subjek Email
Untuk menarik perhatian penerima email, tampilkan keahlian yang relevan dengan posisi yang dilamar pada subjek email. Contohnya, jika Anda melamar sebagai desainer grafis, gunakan subjek email seperti “Desainer Grafis Profesional dengan Pengalaman 5 Tahun”.
23. Jangan Menyalin CV dari Template Orang Lain
Hindari menyalin CV dari template orang lain secara mentah-mentah. Buatlah CV Anda sendiri dengan format dan konten yang sesuai dengan keahlian dan pengalaman Anda. Jika perlu, gunakan template sebagai referensi, tetapi jangan menyalinnya secara langsung.
24. Sertakan Portofolio Jika Diperlukan
Jika posisi yang Anda lamar membutuhkan portofolio, sertakan link atau lampiran portofolio dalam email Anda. Portofolio dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang kualitas dan kemampuan Anda dalam bidang yang dilamar.
25. Gunakan Font dan Ukuran yang Mudah Dibaca
Pilih font dan ukuran yang mudah dibaca dalam email Anda. Hindari penggunaan font yang terlalu dekoratif atau ukuran yang terlalu kecil yang dapat membuat penerima email kesulitan membaca isi CV dan cover letter Anda.
26. Sertakan Penghargaan atau Prestasi yang Diraih
Jika Anda memiliki penghargaan atau prestasi yang diraih dalam bidang yang relevan, sertakan dalam CV atau cover letter Anda. Penghargaan atau prestasi dapat meningkatkan nilai tambah Anda dan membuat Anda lebih menonjol di antara pelamar lainnya.
27. Jelaskan Kelebihan yang Membedakan Anda
Sampaikan dengan jelas kelebihan yang membedakan Anda dari pelamar lainnya. Misalnya, keahlian spesifik, pengalaman internasional, atau proyek yang berhasil diselesaikan. Jelaskan bagaimana kelebihan tersebut dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
28. Sertakan Link Profil LinkedIn atau Portofolio Online
Jika Anda memiliki profil LinkedIn atau portofolio online yang relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar, sertakan link dalam email Anda. Link tersebut dapat memberikan akses langsung kepada penerima email untuk melihat lebih detail tentang kualifikasi dan pengalaman Anda.
29. Jangan Gunakan Gaya Penulisan yang Terlalu Formal
Hindari penggunaan gaya penulisan yang terlalu formal dan kaku dalam email Anda. Gunakan bahasa yang lebih santai dan ramah, tetapi tetap sopan dan profesional.
30. Jangan Mengirim CV dalam Bentuk Zip atau Rar
Hindari mengirim CV dalam bentuk file zip atau rar. File tersebut dapat memicu kecurigaan atau kesulitan bagi penerima email untuk membuka dan membaca CV Anda. Lebih baik kirim CV langsung dalam format PDF.
31. Sertakan Informasi Kontak yang Aktif
Pastikan untuk menyertakan informasi kontak yang aktif, seperti nomor telepon dan alamat email yang sering Anda cek. Jika pihak perusahaan ingin menghubungi Anda untuk wawancara atau pertanyaan lebih lanjut, mereka dapat dengan mudah menghubungi Anda.
32. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Kata-kata Klise
Jaga agar email Anda tetap orisinal dan tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata klise yang umum digunakan dalam surat lamaran. Sampaikan pesan Anda dengan bahasa yang segar dan menarik.
33. Hindari Penggunaan Emoji atau Emotikon
Sebisa mungkin, hindari penggunaan emoji atau emotikon dalam email Anda. Penggunaan emoji atau emotikon dapat memberikan kesan kurang serius atau tidak profesional pada penerima email.
34. Jangan Mengirim CV dalam Format Terlalu Besar
Pastikan ukuran file CV yang Anda kirim tidak terlalu besar. Jika ukuran file terlalu besar, penerima email mungkin kesulitan membuka atau mengunduh CV Anda. Gunakan format PDF yang dapat menghasilkan ukuran file yang lebih kecil.
35. Jelaskan Rencana Karir yang Anda Miliki
Sampaikan rencana karir yang Anda miliki dalam email Anda. Jelaskan bagaimana posisi yang dilamar dapat membantu Anda mencapai tujuan karir jangka panjang. Hal ini akan menunjukkan kepada perusahaan bahwa Anda adalah kandidat yang berkomitmen dan memiliki motivasi yang kuat.
36. Jangan Mengirim CV tanpa Membaca Kembali Isinya
Sebelum mengirim CV, pastikan untuk membaca kembali isinya. Periksa apakah ada kesalahan atau kekurangan informasi yang perlu diperbaiki. Kesalahan kecil dapat memberikan kesan yang buruk pada penerima email.
37. Jangan Mengirim CV dalam Format Terlalu Kecil
Pastikan ukuran font dan format CV yang Anda kirim tidak terlalu kecil. Ukuran font yang terlalu kecil dapat membuat penerima email kesulitan membaca isi CV Anda, terutama jika mereka membaca email dari perangkat seluler.